Med dagens avancerade tekniska utrustning kan människor mötas och utbyta idéer på ett enklare och tydligare sätt än tidigare. Borta är tiden för ålderstigna overhead-apparater och tunga pappersluntor: numera kan du se viktiga punkter på en presentation via projektor och intressanta texter går ofta att ladda ner digitalt eller överföras till ett usb-minne.
Med den nya tekniken har också kraven höjts, så vinnlägg dig om att anläggningen har uppdaterad teknik av senaste modell. Ofta finns det numera projektorer i mötesrum – antingen uppsatta i taket eller tillgängliga att sätta dit – och eluttag för laptops vid sittplatserna.
Det är också av allra största vikt att det finns ett pålitligt WiFi i konferenslokalen. Utan trådlöst internet kommer konferensen att halta betänkligt. Beräkna ungefär hur många deltagarna som kommer att besöka konferensen, och se till att routrarna klarar av belastningen. Om det inte finns tillgång till trådlöst nätverk lär det efterfrågas ethernet-uttag för internet via kabel. Mycket av arbetet i många branscher sker numera online, så en bra internetuppkoppling ses vanligtvis som ett grundläggande krav på konferenser.
Anpassning för konferensdeltagare
Att anpassa konferensen till funktionshindrade deltagare borde vara en självklarhet, men ibland gör arrangörer misstag som försvårar tillgängligheten. I många fall beror det på bristande kunskap, och därför har intresseorganisationer för funktionshindrade tagit fram checklistor för att underlätta för arrangörer som vill öka tillgängligheten.
Det finns förhållandevis enkla åtgärder som ger stor effekt. När du väljer konferensanläggning är det viktigt att det går att ta sig fram till samtliga lokaler under konferensen – inte bara föreläsningssalar och restaurangrum, utan också andra lokaler som toaletter och grupprum. Det borde också finnas automatiska dörröppnare och – om lokalen är fler än en våning – en hiss som alternativ till trapporna.
Men det räcker inte med en bra planlösning för att konferensen ska passa alla. Konferensdeltagarna med nedsatt hörsel kommer att uppskatta hörselteknisk utrustning och belysningen bör vara tillräckligt bra för att inte ögonen ska ansträngas. De flesta konferensanläggningar är medvetna om vikten av att ha en tillgänglig konferens, men det skadar aldrig att vara extra noggrann i planeringen.